يكون للألفاظ والعبارات التالية حيثما وردت في هذه اللائحة المعاني المحددة لها فيما يلي:
- الدولة: دولة الإمارات العربية المتحدة
- الإمارة: دبي
- الجائزة: جائزة حمدان بن راشد آل مكتوم للأداء التعليمي المتميز
- راعي الجائزة: سمو الشيخ حمدان بن راشد آل مكتوم
- المكتب: مكتب التربية العربي لدول الخليج
- الدول: الدول الأعضاء بمكتب التربية العربي لدول الخليج المشمولة بالجائزة وهي (مملكة البحرين، دولة الكويت، المملكة العربية السعودية، سلطنة عمان، قطر)
- المجلس: مجلس أمناء جائزة حمدان بن راشد آل مكتوم للأداء التعليمي المتميز
- الرئيس: رئيس مجلس الأمناء
- الأمين العام: أمين عام الجائزة
- المدير: المدير التنفيذي للجائزة
- منسق المكتب: منسق الجائزة بمكتب التربية العربي لدول الخليج
- منسق الدولة: منسق الجائزة بالدول الأعضاء بمجلس التعاون الخليجي
شارك في الجائزة قطاعات التعليم العام (مدارس، معلمون، طلبة المرحلة الثانوية) في الدول الأعضاء بمجلس التعاون الخليجي.
تمنح الجائزة سنويا للدول الأعضاء بالمكتب المشاركة في الجائزة:
1- جائزة للمدرسة الحكومية في التعليم العام من الصف الأول وحتى الصف الثاني عشر
2- جائزة الأفراد وهو:
- المعلمون المتميزون
- الطلبة المتميزون بالمرحلة الثانوية من مواطني الدول الأعضاء بالمكتب المشمولة بالجائزة
تقسم فعاليات الجائزة على ثلاث مراحل حسب الفترة الزمنية المحددة كما يلي:
1- المرحلة الأولى: وتشمل المنافسة بين الأفراد في المدرسة الواحدة، ويتم ذلك خلال أشهر (سبتمبر وأكتوبر ونوفمبر) من كل عام ميلادي.
2- المرحلة الثانية: وتشمل المنافسة بين الفئات المرشحة من كل مدرسة لتحديد (5) مرشحين من كل فئة على مستوى الدولة وذلك خلال شهر ديسمبر من كل عام ميلادي.
3- المرحلة الثالثة: وتشمل المنافسة بين مرشحي الدولة الواحدة لتحديد فائز واحد من فئة الطالب والمعلم والمدرسة من كل دولة، وترسل نتائج الدول لمكتب التربية العربي في موعد أقصاه شهر يناير من كل عام ميلادي.
يقام الحفل الختامي لتكريم الفائزين في مدينة دبي بدولة الإمارات العربية المتحدة وذلك في الإسبوع الأخير من شهر مارس من كل عام ميلادي.
تتكفل إدارة الجائزة بنفقات حضور وإقامة الفائزين إلى مكان الحفل الختامي مع مرافق واحد لكل طالب فائز بالجائزة، ومنسق الجائزة في المكتب والدول المشاركة.
